پورتال سازمانی چیست ؟

پورتال سازمانی( درگاه اطلاعاتی سازمان ) تحت وب، سایتی است با با در نظر گرفتن نیازهای خاص سازمانی و برای ارائه‌ی خدمات به پرسنل، مشتریان و مدیران یک سازمان طراحی و تولید می‌شود.

پورتال سازمانی

امکاناتی که در یک پورتال سازمانی ارائه می‌شود بسته به ساختار و نیازهای سازمان، می‌توانند دامنه و تنوع زیادی داشته باشد. در ادامه برخی امکانات متداول که می‌توانند در یک پورتال سازمانی وجود داشته باشند را مشاهده می‌کنید.

  • دریافت گزارش از نر‌افزارهای گوناگون مانند نرم‌افزارهای حسابداری یا نرم‌افزارهای پرسنلی
  • ارتباطات درون سازمانی میان پرسنل و مدیران
  • سیستم گردش کار
  • سیستم مدیریت اسناد
  • سیستم مدیریت دانش
  • رزرو امکانات سازمانی مانند اتاق کنفرانس، خودرو، کتاب، جلسات با سایر کارکنان
  • اطلاع‌رسانی و اخبار سازمانی
  • مقالات و دانش‌نامه
  • دستورالعمل‌ها
  • ساختار سازمانی
  • جلسات آنلاین
  • همکاری گروهی برای انجام وظایف
  • سرگرمی

همان گونه که گفته شد امکانات قابل ارائه در یک پورتال سازمانی بسیار متنوع می‌توانند باشند و موارد فوق تنها بخشی از این خدمات را شامل می‌شوند.

مزایای پورتال سازمانی

یک پورتال سازمانی با هدف آسان‌سازی دسترسی به اطلاعات در کنار افزایش امنیت فیزیکی اطلاعات، کاهش بوروکراسی و تسهیل ارتباطات، بهبود اجرای فرآیندها، افزایش قابلیت ارزیابی عملکرد و در نهایت بهبود کارآیی طراحی و پیاده‌سازی می‌شود.

هر چه تعداد پرسنل سازمان بیشتر باشد، لزوم در اختیار داشتن یک پورتال سازمانی با کیفیت بیشتر احساس خواهد شد. این جمله به معنی عدم نیاز سازمان‌های کوچک به پورتال سازمانی نیست. تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها با راه‌اندازی وبسایت‌های درون سازمانی یا پورتال تحت اینترانت می‌توانند از مزایای آن بهره‌مند شوند.

مراحل راه اندازی پورتال سازمانی

برای رسیدن به موفقیت در این مسیر می‌بایست چند مرحله پشت سر گذاشته شود تا زمان و هزینه‌ی صرف شده، اثردهی مورد نظر را به دنبال داشته باشد. در گام نخست باید سازمان به صورت کلی ارزیابی شود و ابعاد کلی پورتال مورد نیاز بر اساس تعداد پرسنل و حجم سازمان به دست آید.

در مرحله‌ی بعد باید زیرساخت‌های سخت‌افزاری سازمان مورد بررسی قرار بگیرد. اینکه چه تعداد از کارکنان می‌توانند به شبکه‌ی داخلی متصل شوند و چه تجهیزات فنی در سازمان وجود دارد، عامل مهم دیگری است که می‌بایست به آن توجه کافی نمود.

در دو گام قبل، تا حدود زیادی امکان پیاده‌سازی پورتال و ابعاد آن مشخص می‌شود. در گام بعدی تلاش می‌کنیم نقاط ضعف سازمان از نظر بهره‌وری و فرآیندهای پرهزینه و غیراصولی را شناسایی کنیم تا برای پیاده‌سازی در اولویت اجرا قرار بگیرند.

پس از تکمیل اولویت نیازمندی‌ها نوبت به تصمیم در خصوص روش حل مشکلات یافته شده می‌رسد. در بعد فنی، روش‌ها و ابزارهای بسیاری برای این کار وجود دارند. از نرم‌افزارهای آماده تجاری، نرم‌افزارهای متن‌باز و رایگان به زبان‌های مختلف، ایجاد یک پورتال به صورت سفارشی یا ترکیبی از روش‌های فوق می‌تواند در تصمیم‌گیری و پیاده‌سازی وجود داشته باشد.

انجام این مرحله بدون استفاده از نظر مشاوران خبره و با تجربه می‌تواند سبب‌ساز مشکلات جدی و پرهزینه در آینده باشد. برخی راه‌حل‌های موجود ممکن است هزینه‌های جانبی زیادی از جمله سخت‌افزارهای ویژه و زیرساخت‌های شبکه‌ای خاص نیاز داشته باشند و چنانچه راه حل مناسبی برای مشکلات موجود نباشند، برگشت از مسیر رفته را بسیار پرهزینه خواهند کرد.

پشتیبانی و نگهداری پورتال سازمانی

تعیین برنامه و روش پشتیبانی پورتال به حجم، کیفیت و ساختار آن وابسته است. هرچه حجم سازمان و تعداد پرسنل بیشتر باشد، احتمال نیاز به نیرویی تمام وقت برای پشتیبانی و نگهداری قوت بیشتری می‌گیرد. و هرچه نرم‌افزار یا روش مورد استفاده کیفیت بهتری داشته باشد، نیاز به پشتیبانی و نگهداری کمتر خواهد بود.

علاوه بر پشتیبانی و نگهداری، نیاز به توسعه و تغییرات از عواملی است که ممکن است نیاز به نیرویی ثابت داشته باشد. توسعه‌ی مستمر در سازمان‌هایی با حجم متوسط و بزرگ ممکن است مورد نیاز باشد.

با استفاده از تجربیات مشاوران خبره در جهت انتخاب راه حل مناسب می‌توانید هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی که گاهی ممکن است از هزینه‌های راه‌اندازی نیز بیشتر باشد را به حداقل برسانید.

مراحل شروع به کار طراحی پورتال سازمانی

برای طراحی پورتال سازمانی، با ما تماس بگیرید و شرح نیازمندی‌های خود و چشم‌انداز آینده را برایمان بازگو کنید. پس از بررسی وضعیت موجود و چشم‌انداز و نیازمندی‌ها، راه حل بهینه را به شما ارائه خواهیم داد. این راه حل ممکن است در قالب خرید یک نرم‌افزار از پیش آماده، استفاده از ابزارهای رایگان موجود و سفارشی‌سازی آن، استخدام نیروی ویژه برای توسعه، یا برون‌سپاری پروژه باشد. بسته به وضعیت موجود ممکن است ترکیبی از راه‌حل‌های موجود را به شما ارائه دهیم.


مشاهده‌ی تمامی نوشته‌ها در گروه: مفاهیم. ‏ فهرست برچسب‌ها: , .

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *