طراحی پورتال سازمانی
پورتال سازمانی یک نرم‌افزار تحت وب است که می‌تواند در بستر اینترنت یا اینترانت( شبکه داخلی سازمان ) مورد استفاده قرار گیرد. نخستین پورتال‌ها در اواسط دهه‌ی ۱۹۹۰ توسط شرکت‌های بزرگ یاهو، AOL و AltaVista ابداع شدند. این سایت‌ها منبعی بزرگ از اطلاعات گوناگون برای گروه‌های بزرگی از مخاطبان به شمار می‌رفتند.
پورتال سازمانی چیست ؟
پورتال سازمانی نوعی خاص از پورتال‌های تحت وب است که برای برآورده کردن نیازهای سازمان و شرکت ایجاد می‌شود. استفاده از امکانات پورتال سازمانی می‌تواند اثرات چشم‌گیری در رشد و توسعه‌ی مجموعه ایفا کند. از مزایای مهم پورتال سازمانی می‌توان به حفظ و نگهداری از اطلاعات به‌روز، کاهش هزینه‌ها، کاهش کاغذبازی، افزایش قابلیت پیگیری، افزایش داده‌های خام و گزارش‌های مدیریتی در جهت یافتن نقاط ضعف و برنامه‌ریزی برای بهبود اشاره نمود.
مخاطبان پورتال سازمانی
در یک پورتال سازمانی بخش‌های مختلفی برای ارائه‌ی خدمات به گروه‌های مختلف کارکنان و کاربران وجود دارد. گروه‌های کاربری که می‌توانند از یک پورتال سازمانی استفاده کنند عبارتند از:
- مدیران سازمان
- کارکنان سازمان
- نمایندگان
- فروشندگان
- بازاریابان
- مشتریان
- سایر ذی‌حسابان
هر گروه از استفاده‌کنندگان فوق می‌توانند بسته به دسترسی‌های تعریف شده، بخش‌های مختلف و اطلاعات گوناگونی را مشاهده، اضافه و ویرایش کنند.
برای مثال کارکنان خواهند توانست با یکدیگر پیام رد و بدل کنند یا ممکن است وضعیت پرسنلی خود را مشاهده و مدیریت کنند. همچنین ممکن است بتوانند متغیرهای ارزیابی عملکرد خود را در پورتال سازمانی ثبت کنند.
مدیران سازمان خواهند توانست گزارش‌های گوناگون مرتبط با بخش‌های مختلف پورتال را مشاهده کنند، برای کارکنان، مشتریان، نمایندگان و سایر گروه‌های کاربری پیام بفرستند.
ابعاد پورتال سازمانی و برنامه برای توسعه
یک پورتال سازمانی می‌تواند ابعاد متوسط یا بزرگ داشته باشد. با توجه به ابعاد این طور پروژه‌ها نیازمند پشتیبانی و نگهداری و توسعه به صورت مستمر هستند.
طراحی پورتال سازمانی علاوه بر تحلیل دقیق نیازمندی‌های سازمان به تجربه و مهارت بالایی نیازمند است. اتصال پورتال سازمانی به سایر نرم‌افزارهای داخلی، از نیازهای اساسی در طراحی پورتال سازمانی به شمار می‌رود. برای مثال ممکن است سیستم کاربران پورتال در ارتباط مستقیم با سیستم Active Directory به فعالیت بپردازد و تنها کارکنانی بتوانند از پورتال استفاده کنند که در این سیستم ثبت شده باشند.
پورتال سازمانی برای مشتریان
طراحی پورتال سازمانی علاوه بر بهبود در عملکردهای داخلی سازمان می‌تواند مزایای جانبی زیادی برای بخش فروش و بازاریابی و مدیریت عملکردهای مرتبط با مشتریان را نیز به دنبال داشته باشند.
مشتریان با اتصال به پورتال سازمانی، می‌توانند سفارش‌های خود را ثبت کنند، وضعیت مالی خود را مشاهده کنند، با مدیران و کارکنان در ارتباط باشند و شکایت‌ها و پیشنهادهای خود را به آسانی ثبت نمایند. یک پورتال سازمانی، نماینده‌ای همیشه در دسترس برای مشتریان شما است و بسیاری از نیازهای روزمره‌ی آن‌ها اعم از اطلاعاتی و عملکردی را پاسخگویی خواهد کرد.
علاوه بر امکانات ارتباطی مشتریان با شرکت و سازمان، یک پورتال ممکن است امکاناتی برای ارتباط مشتریان با یکدیگر را نیز فراهم نماید. گاهی اوقات فعالیت یکپارچه نمایندگان و مشتریان به صورت می‌تواند در عملکرد شرکت نیز اثر مثبت بر جای بگذارد.
پورتال سازمانی برای کارکنان
پورتال سازمانی ابزاری است که کارکنان تمامی نیازهای اطلاعاتی و عملکردی خود را در آن مشاهده و مدیریت می‌کنند. وجود بخش‌های مختلف در این سیستم محدودیتی ندارد و هر چه سازمان پیشرفته‌تر و توسعه‌یافته‌تر باشد، خدمات و اطلاعات ارائه شده در پورتال با گستردگی بیشتری همراه خواهد بود.
مدیریت پیام‌ها، درخواست‌ها، عملکرد، کارکرد، پیشنهادها و انتقادات و حتی سیستم‌هایی مانند سفارش غذای روزانه می‌تواند در پورتال سازمانی پیاده‌سازی و اجرا شود.
پورتال سازمانی برای نمایندگان سازمان
نمایندگان مشتریان دائمی شرکت و سازمان هستند که می‌بایست بهترین خدمات و پشتیبانی را در اختیار داشته باشند. یک پورتال سازمانی با هدف بهبود ارتباط و عملکرد نمایندگان می‌تواند بخش‌های متنوع و زیادی داشته باشد. مدیریت وضعیت مالی و سفارش‌های نمایندگان و ارتباط موثر و کارآمد آنان با شرکت بخش اساسی یک پورتال سازمانی برای نمایندگان به حساب می‌آید.
پیش‌نیازهای طراحی پورتال سازمانی
یک پورتال سیستمی با وسعت بی پایان است. اینکه چه امکاناتی و به چه شکلی در این پورتال قابل دسترسی و استفاده باشد، به تحلیل و اولویت‌سنجی نیازها وابسته است. یکی از پر چالش‌ترین بخش‌ها در طراحی پورتال سازمانی، بخش مالی شرکت است که معمولا در نرم‌افزارهایی متفاوت و گوناگون مدیریت می‌شود. ارائه‌ی گزارش‌های کارآمد و مفید در پورتال سازمانی مستلزم ارتباط با کیفیت این دو سیستم با یکدیگر هستند.
در هر یک از بخش‌های دیگر پورتال سازمانی، ارتباطات داخلی و خارجی بسیاری ممکن است مورد نیاز باشند که یک به یک می‌بایست بررسی و برای آن روش‌هایی طراحی و پیاده‌سازی شود.
هزینه طراحی پورتال سازمانی
طراحی پورتال سازمانی می‌بایست در طول زمان و قدم به قدم پیش برود. بخش‌های مرکزی پورتال در ابتدا با تعداد محدودی از کارکنان آغاز به کار می‌کند. امکانات موجود قدم به قدم و پس از آزمون و بهبود، به سیستم افزوده می‌شوند و برای گروه‌های بزرگتری از کارکنان در دسترس قرار می‌گیرد.
اینکه چه مقدار امکانات و با چه ابعادی در یک پورتال وجود داشته باشد، عاملی است که در زمان و هزینه‌ی مورد نیاز برای طراحی پورتال سازمانی اثر مستقیم دارند.
پیاده‌سازی ارتباطات داخلی و خارجی با نرم‌افزارها و سرویس‌های دیگر، عامل بعدی است که زمان و هزینه‌ی اجرا را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
زیرساخت‌های سخت‌افزاری پورتال سازمانی
«پورتال سازمانی» به تنهایی یک نرم‌افزار است که با کمک پیش‌نیازهای سخت‌افزاری می‌تواند در سازمان مورد استفاده قرار گیرد. پیش‌نیازهایی از جمله شبکه‌ی داخلی در سازمان، دسترسی به سیستم‌های کامپیوتری یا تبلت و موبایل برای کاربران و آشنایی و توانایی لازم آنان با فناوری از پیش‌نیازهای راه اندازی یک پورتال سازمانی هستند.
تامین نیازهای سخت‌افزاری اگر با آگاهی و طرح‌ریزی درست صورت نپذیرد، ممکن است سبب ایجاد هزینه‌های سنگین و غیرقابل توجیه برای سازمان شود. در هنگام برنامه‌ریزی برای راه اندازی این نرم‌افزار، استفاده از دانش مشاورین خبره برای زیرساخت‌های سخت‌افزاری ضروری و حیاتی است.
مراحل اجرای پورتال سازمانی
قدم نخست در طراحی پورتال، تحقیق واحد به واحد و بررسی فرآیندهای موجود در سازمان و بررسی دارایی‌های سخت‌افزاری سازمان است. در این تحلیل ابتدایی، فرآیندهای اساسی و هسته‌ی مرکزی شناسایی می‌شوند. پس از آن بسته به نیازهای موجود ابزارهای پیاده‌سازی که تنوع زیادی نیز دارند می‌بایست برای سازگاری با نیازهای موجود بررسی شوند. این گام می‌بایست توسط متخصصین مجرب نرم‌افزار صورت پذیرد. یک تصمیم اشتباه در این دو گام، موفقیت و نتیجه‌بخشی کل سیستم را تحت تاثیر قرار خواهد داد.
پیاده‌سازی موفق یک پورتال سازمانی علاوه بر تخصص‌های گسترده‌ی مرتبط با نرم‌افزار به آشنایی تیم پیاده‌سازی با انواع فرآیندهای سازمانی از جمله فرآیندهای مالی، پرسنلی، فروش، بازاریابی، خرید، تولید و سایر بخش‌های شرکت و سازمان وابسته است.
برای پیاده‌سازی پورتال سازمانی در شرکت و سازمان خود، با ما تماس بگیرید. روکا بهترین مشاور شما در تحلیل و پیاده‌سازی خواهد بود.