آشنایی با کاردبردهای Sharepoint
مایکروسافت شیرپوینت یک پلتفرم قدرتمند همکاری و مدیریت اسناد است که برای کمک به تیمها در همکاری کارآمدتر طراحی شده است. شیرپوینت در هسته خود به سازمانها اجازه میدهد فضاهای امن و متمرکزی به نام «سایت» ایجاد کنند که در آن کارمندان میتوانند اطلاعات را از هر دستگاهی ذخیره، سازماندهی، به اشتراک بگذارند و به آنها دسترسی داشته باشند. به جای ارسال ایمیل فایلها به عقب و جلو یا از دست دادن ردیابی نسخهها در پوشههای پراکنده، کاربران میتوانند اسناد را به صورت همزمان بنویسند، تغییرات را پیگیری کنند و یک مسیر پیگیری واضح را در اختیار داشته باشند.
فراتر از ذخیرهسازی فایل، شیرپوینت به طور یکپارچه با سایر برنامههای مایکروسافت ۳۶۵ مانند تیمز، اوتلوک و واندرایو ادغام میشود و گردش کار، تأیید خودکار و راهحلهای تجاری سفارشی را بدون نیاز به مهارتهای پیشرفته کدنویسی امکانپذیر میکند. این مسئله به ویژه برای شرکتهایی که به دنبال بهبود ارتباطات داخلی، سادهسازی فرآیندها و اطمینان از انطباق با سیاستهای مدیریت دادهها هستند، دارای اهمیت زیادی است.
دو همتای پرکاربرد شیرپوینت، گوگل ورکاسپیس (که قبلاً جی سوئیت نام داشت) و دراپباکس بیزینس هستند. گوگل ورکاسپیس ابزارهای همکاری مبتنی بر ابر مانند گوگل داکز و درایو را ارائه میدهد که بر سادگی و کار تیمی در لحظه تأکید دارد. دراپباکس بیزینس، در اصل یک سرویس همگامسازی فایل بود، اما به یک مرکز همکاری با ویژگیهایی برای اشتراکگذاری فایل، اتوماسیون گردش کار و ادغامها تبدیل شده است.
شیرپوینت برای طراحی پورتال سازمانی
هر پلتفرم نقاط قوت خود را دارد، اما شیرپوینت برای شرکتهایی که نیاز به ادغام عمیق با اکوسیستمهای مایکروسافت، کنترلهای امنیتی قوی و قابلیتهای اینترانت قابل تنظیم دارند، مزیتهای قابل توجهی دارد. سازمانهای مدرن، با استفاده از نرمافزارهای درون سازمانی تلاش میکنند تا فرآیندهای خود را مدیریت کنند، هزینهها را کاهش دهند، گزارشهای کامل و به روز در اختیار داشته باشند و بتوانند کنترل سازمان را با کمترین تلاش و هزینه در دست بگیرند. Sharepoint یکی از شناختهشده ترین ابزارهای موجود برای رسیدن به این هدف است. امکانات پیشفرض این سیستم در کنار قابلیت توسعهی موجود میتواند مسیر رسیدن به این هدف را هموار کنند.
سیستم مدیریت اسناد
نگهداری ایمن از نظر دسترسی و از نظر پایداری از اسناد مهم در داخل سازمان کاری دشوار و چالش برانگیز است. با استفاده از قابلیتهای مدیریت اسناد و مدیریت دسترسی و مدیریت نسخهی موجود در Sharepoint، این مشکل با کمترین تلاش و هزینه قابل حل خواهد بود.
کاربران مختلف سیستم میتوانند بسته به دسترسی تعریف شده، به بخشهای مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و بخش زیادی از بوروکراسی و کاغذبازی درون سازمان را با کمک این سیستم کاهش دهند.
طراحی سایت و پورتال اینترنتی
شیرپوینت در کنار امکاناتی که برای طراحی پورتال سازمانی داخلی در اختیار شرکتها و سازمانها قرار میدهد، ابزاری است که میتواند برای رفع نیاز مخاطبان و مشتریان و نمایندگان سازمان نیز به کارگیری شود. تعریف روشهای احراز هویت مختلف برای گروههای مختلف کاربران و نمایش محتوای مختلف و دسترسیهای مختلف به بخشهای مختلف سیستم از امکاناتی است که استفاده از Sharepoint برای طراحی وبسایت و پورتال اینترنتی را به گزینهای مناسب بدل میکند.