شیرپوینت (SharePoint) چیست؟ کاربردها، امکانات و نسخه‌های آن
SharePoint یا شیرپوینت، پلتفرم سازمانی مایکروسافت برای نگهداری و مدیریت اسناد، همکاری تیمی، ساخت پورتال و اینترانت و خودکارسازی فرایندهای کاری است. شیرپوینت نخستین بار در سال ۲۰۰۱ برای مدیریت اسناد عرضه شد. حالا به بستری گسترده تبدیل شده که سازمان‌ها از آن برای ساخت پورتال داخلی، انتشار اخبار، ذخیره‌سازی فایل‌ها و اجرای فرایندهای تأیید و گردش کار استفاده می‌کنند.
اگر سازمان شما از Microsoft 365 (مایکروسافت ۳۶۵) استفاده می‌کند، شیرپوینت هم در اختیار شماست. هر بار که فایلی را در Microsoft Teams به اشتراک می‌گذارید، آن فایل در پشت صحنه روی شیرپوینت ذخیره می‌شود. بسیاری از کاربران هر روز با شیرپوینت کار می‌کنند و از وجود آن خبر ندارند.
در این مقاله توضیح می‌دهیم شیرپوینت چیست، چه کاربردهایی دارد، نسخه‌های آن چه تفاوتی با هم دارند، چه امکاناتی در اختیار می‌گذارد و برای شروع باید چه مسیری را طی کرد.
شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت را می‌توان یک سایت‌ساز و مدیر محتوای سازمانی دانست که محیط آن در مرورگر باز می‌شود. هر سازمان می‌تواند در آن سایت‌هایی برای بخش‌ها، تیم‌ها و پروژه‌های خود بسازد. هر سایت فایل‌ها، فهرست‌ها، صفحه‌ها و سطح دسترسی مخصوص به خود را دارد و کاربران بر اساس نقشی که دارند به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کنند.
شیرپوینت از ابتدا با محصولات دیگر مایکروسافت هماهنگ طراحی شده است. فایل‌های Word، Excel و PowerPoint را می‌توان مستقیم از داخل آن باز کرد و چند نفر هم‌زمان روی آن‌ها کار کنند. با Outlook، Teams، Power Automate و Power BI هم یکپارچه است.
کاربردهای شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک محصول تک‌منظوره نیست و تیم‌های مختلف از آن برای کارهای متفاوتی استفاده می‌کنند. رایج‌ترین کاربردهای آن این‌هاست:
۱- مدیریت اسناد و ذخیره‌سازی فایل
بیشتر سازمان‌ها کار با شیرپوینت را از همین بخش شروع می‌کنند. به‌جای نگهداری فایل‌ها روی سرور محلی یا در ایمیل افراد، شیرپوینت یک محل ساختارمند، قابل جستجو و دارای کنترل دسترسی در اختیار تیم‌ها می‌گذارد. با تاریخچه نسخه‌ها می‌توان پیش‌نویس‌های قبلی هر سند را دید و در صورت نیاز به آن‌ها برگشت. با ویرایش هم‌زمان، چند نفر می‌توانند روی یک سند کار کنند بی‌آنکه تغییرات یکدیگر از بین برود.
۲- پورتال سازمانی و اینترانت
شیرپوینت یکی از پرکاربردترین بسترها برای ساخت اینترانت و پورتال کارکنان است. سازمان‌ها اخبار شرکت، پیام مدیران، سیاست‌های منابع انسانی، مطالب آموزشی تازه‌واردها و صفحه‌ی واحدهای مختلف را در یک صفحه‌ی اصلی داخلی منتشر می‌کنند. اگر می‌خواهید درباره‌ی این کاربرد بیشتر بدانید، مطلب طراحی پورتال سازمانی را بخوانید.
۳- سایت‌های همکاری تیمی
هر تیم یا پروژه می‌تواند سایت اختصاصی خود را داشته باشد؛ فضایی با فایل‌های مشترک، فهرست وظایف، تقویم و صفحه‌های توضیحی. وقتی در Microsoft Teams یک تیم می‌سازید، یک سایت شیرپوینت هم به‌طور خودکار برای نگهداری فایل‌های آن تیم ساخته می‌شود.
۴- خودکارسازی فرایندهای کاری
شیرپوینت با Power Automate (پیش‌تر با نام Microsoft Flow) یکپارچه است و می‌توان با آن فرایندهای تکراری را بدون کدنویسی خودکار کرد. برای نمونه، وقتی قراردادی در یک کتابخانه‌ی اسناد بارگذاری شود، سیستم می‌تواند ایمیل تأیید برای مدیر بفرستد، سند را به مرحله‌ی بعد ارجاع دهد و وضعیت آن را در یک فهرست پیگیری به‌روز کند.
۵- مدیریت و انتشار محتوا
سازمان‌های بزرگ از شیرپوینت برای انتشار محتوای داخلی هم استفاده می‌کنند. می‌توان تعیین کرد چه کسانی اجازه‌ی ساخت و انتشار صفحه دارند، اخبار را زمان‌بندی کرد و ظاهر صدها سایت داخلی را یکدست نگه داشت.
از کاربردهای دیگر شیرپوینت می‌توان به طراحی سایت و میزبانی زیرساخت نرم‌افزارهای تحت وب سازمانی اشاره کرد. توسعه‌دهندگان می‌توانند با استفاده از رابط‌های برنامه‌نویسی شیرپوینت، برنامه‌ها و افزونه‌های سفارشی روی آن بسازند.
نسخه‌های شیرپوینت
شیرپوینت در دو شکل اصلی عرضه می‌شود. تفاوت این دو در محل اجرا و نحوه‌ی نگهداری است.
| ویژگی | SharePoint Online | SharePoint Server |
|---|---|---|
| محل اجرا | فضای ابری مایکروسافت (Microsoft 365) | سرورهای خود سازمان |
| هزینه | بخشی از اشتراک‌های Microsoft 365 | خرید مجوز جداگانه و هزینه‌ی زیرساخت |
| به‌روزرسانی | خودکار و پیوسته | دستی و بر اساس نسخه |
| مناسب برای | بیشتر سازمان‌هایی که امروز شروع می‌کنند | محیط‌هایی که الزام نگهداری داده در سرور داخلی دارند |
سازمانی که از Microsoft 365 استفاده می‌کند یا تازه شروع به کار می‌کند، اغلب SharePoint Online را انتخاب می‌کند. SharePoint Server بیشتر برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که به دلیل مقررات یا سیاست‌های امنیتی باید داده‌ها را روی زیرساخت خودشان نگه دارند. در این مورد باید به چرخه‌ی پشتیبانی هر نسخه هم توجه کرد. مایکروسافت پایان پشتیبانی SharePoint Server 2016 و 2019 را در ژوئیه‌ی ۲۰۲۶ اعلام کرده و نسخه‌ی SharePoint Server Subscription Edition جایگزین آن‌هاست.
نسخه‌های سرور بر اساس مجوز و پیکربندی، امکانات پایه‌ای مانند مدیریت محتوا، ویکی، سایت‌ها، جامعه‌ها، جستجوی پیشرفته و گردش کار را در اختیار می‌گذارند. با نصب افزونه‌ها هم می‌توان امکانات دیگری به آن اضافه کرد.
امکانات اصلی شیرپوینت
شناخت اجزای شیرپوینت کمک می‌کند بدانید برای نیاز شما چه ابزاری در آن وجود دارد. لازم نیست همه‌ی آن‌ها را به کار بگیرید.
سایت
سایت واحد پایه‌ی شیرپوینت است و می‌توان آن را یک وب‌سایت کوچک درون سازمان دانست. ممکن است یک سایت برای کل شرکت (صفحه‌ی اصلی اینترانت)، سایت‌های جداگانه برای هر واحد و سایت‌هایی برای پروژه‌های بین‌بخشی داشته باشید. هر سایت صفحه‌ها، فایل‌ها، سطح دسترسی و منوی مخصوص خود را دارد.
کتابخانه‌ی اسناد (Document Library)
کتابخانه‌ی اسناد پوشه‌ای ساختارمند برای نگهداری فایل‌هاست که امکانات بیشتری از یک پوشه‌ی معمولی دارد. با برچسب‌گذاری فراداده (متادیتا) می‌توان فایل‌ها را بر اساس پروژه، وضعیت یا تاریخ فیلتر کرد. تاریخچه‌ی نسخه‌ها، قفل کردن فایل برای ویرایش (Check-in/Check-out) و دسترسی دقیق‌تر هم از دیگر امکانات آن است. فایل‌هایی که در Teams به اشتراک گذاشته می‌شوند در یکی از این کتابخانه‌ها ذخیره می‌شوند.
فهرست یا List
فهرست‌ها جدول‌های ساختارمند اطلاعات هستند و کار آن‌ها شبیه صفحه‌گسترده است، با این تفاوت که امکانات بیشتری دارند. از آن‌ها برای پیگیری وظایف پروژه، ثبت درخواست‌های پشتیبانی فناوری اطلاعات، مدیریت تقویم رویدادها و نگهداری دفترچه‌ی تلفن کارکنان استفاده می‌شود. فهرست‌ها را می‌توان به Power Automate برای خودکارسازی و به Power BI برای گزارش‌گیری وصل کرد.
صفحه
صفحه‌ها همان صفحه‌های وب اینترانت شما هستند. می‌توانید متن، تصویر، ویدیو، سند، خوراک اخبار و پیوندهای سریع در آن‌ها قرار دهید. ویرایشگر شیرپوینت بر پایه‌ی بلوک است و برای ساخت صفحه‌های ساده به دانش HTML نیاز ندارید. البته میزان آزادی عمل در طراحی به ابزارهایی که استفاده می‌کنید بستگی دارد.
مجوزها و سطح دسترسی
شیرپوینت اجازه می‌دهد دسترسی را در سطح سایت، کتابخانه، پوشه و حتی تک‌تک فایل‌ها تنظیم کنید. برخی کاربران فقط می‌توانند بخوانند و برخی اجازه‌ی ویرایش دارند. کاربر مهمان هم می‌تواند به چند سند مشخص دسترسی داشته باشد، بدون آنکه بقیه‌ی سایت را ببیند. این قابلیت از مهم‌ترین نقاط قوت شیرپوینت در سازمان‌هاست، ولی مدیریت درست آن هم پیچیدگی‌هایی دارد.
جستجو
Microsoft Search در شیرپوینت و کل Microsoft 365 یکپارچه است. این سرویس فایل‌ها، صفحه‌ها، فهرست‌ها و افراد را نمایه‌سازی می‌کند. در سازمانی که هزاران سند دارد، جستجوی خوب تعیین می‌کند اینترانت واقعاً مورد استفاده قرار بگیرد یا محتوا در آن فراموش شود.
یکپارچگی با Power Automate
Power Automate شیرپوینت را به صدها برنامه‌ی دیگر وصل می‌کند و امکان ساخت گردش کار بدون کدنویسی را می‌دهد. فرایندهای تأیید، اعلان‌های خودکار و همگام‌سازی داده بین سیستم‌ها با این ابزار قابل ساخت است.
مزایای استفاده از شیرپوینت
- یکپارچگی با محصولات مایکروسافت
ارتباط مستقیم با Office، Project، Exchange، Outlook و Teams باعث می‌شود شیرپوینت بخش بزرگی از نیازهای درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را پوشش دهد. - زیرساخت برای توسعه‌ی سفارشی
برنامه‌نویسان می‌توانند از طریق رابط‌های برنامه‌نویسی و چارچوب SharePoint Framework (SPFx) افزونه و برنامه‌ی سفارشی بسازند. - کنترل دسترسی دقیق
تعیین اینکه چه کسی چه چیزی را ببیند یا ویرایش کند، برای سازمان‌های دارای اسناد حساس اهمیت زیادی دارد. - همکاری هم‌زمان
ویرایش مشترک اسناد و نگهداری تاریخچه‌ی نسخه‌ها از ایجاد چند نسخه‌ی پراکنده از یک فایل جلوگیری می‌کند. - مقیاس‌پذیری
شیرپوینت هم برای تیم کوچک و هم برای سازمانی با ده‌ها هزار کاربر قابل استفاده است. - خودکارسازی بدون کدنویسی
با Power Automate می‌توان بسیاری از کارهای تکراری را بدون نیاز به برنامه‌نویس انجام داد.
چه کسانی از شیرپوینت استفاده می‌کنند؟
- منابع انسانی
انتشار سیاست‌ها، فرم‌ها، مطالب آموزشی تازه‌واردها، اطلاعات مزایا و راهنمای کارکنان. به این ترتیب دیگر لازم نیست چند نسخه‌ی مختلف از یک راهنما در ایمیل‌ها دست‌به‌دست شود. - فناوری اطلاعات
مدیریت ساختار فایل‌ها، سطح دسترسی‌ها و مستندات فنی. مدیریت شیرپوینت با این واحد است و ساختاری را که بقیه‌ی تیم‌ها در آن کار می‌کنند تعیین می‌کند. - ارتباطات و بازاریابی
ساخت و مدیریت اینترانت، انتشار اخبار و اطلاعیه‌ها و تعیین ظاهر سایت‌های داخلی. - عملیات
پیگیری وظایف، نگهداری مستندات فرایندها و ساخت چک‌لیست و گردش کار تأیید با فهرست‌ها و Power Automate. - کسب‌وکارهای کوچک و متوسط
بیشتر به‌عنوان فضای فایل مشترک و محل همکاری ساده‌ی تیم‌ها. با رشد سازمان، شیرپوینت به اینترانت کامل تبدیل می‌شود. - سازمان‌های بزرگ
اینترانت‌های چندسایتی، حاکمیت داده، گردش کارهای انطباق با مقررات و اتصال به سیستم‌های عملیاتی سازمان.
شیرپوینت در برابر OneDrive و Teams
این سه ابزار در Microsoft 365 کنار هم کار می‌کنند و گاهی با هم اشتباه گرفته می‌شوند.
- OneDrive فضای ذخیره‌سازی شخصی هر کاربر است. فایل‌های آن به‌طور پیش‌فرض فقط برای خود فرد قابل مشاهده است، مگر اینکه آن‌ها را به اشتراک بگذارد.
- SharePoint فضای مشترک تیم‌ها و سازمان است. مالک فایل‌ها تیم یا سایت است و با رفتن یک نفر از سازمان، فایل‌ها از دسترس خارج نمی‌شوند.
- Teams محیط گفتگو و جلسه است. فایل‌هایی که در کانال‌های Teams قرار می‌گیرند در سایت شیرپوینت همان تیم ذخیره می‌شوند و فایل‌های گفتگوی خصوصی در OneDrive.
به‌طور خلاصه، Teams برای ارتباط روزمره است، OneDrive برای فایل‌های شخصی و شیرپوینت برای نگهداری و انتشار محتوای مشترک سازمان.
محدودیت‌ها و چالش‌های شیرپوینت
شیرپوینت پلتفرمی توانمند است، ولی پیش از انتخاب آن باید با چند چالش آشنا باشید.
ظاهر پیش‌فرض ساده است
قالب‌های پیش‌فرض شیرپوینت ظاهر یکنواختی دارند. اگر سفارشی‌سازی نشوند، اینترانت هویت و فرهنگ سازمان را منعکس نمی‌کند. این یکی از شکایت‌های رایج سازمان‌هایی است که بدون ابزار اضافه اینترانت ساخته‌اند.
ساخت اینترانت حرفه‌ای زمان و هزینه می‌برد
برای داشتن اینترانتی با چیدمان سفارشی و ظاهر برند سازمان معمولاً سه راه وجود دارد: استخدام برنامه‌نویس برای ساخت وب‌پارت سفارشی، همکاری با شرکت مشاوره‌ی شیرپوینت، یا استفاده از ابزارهای طراحی بدون کدنویسی که روی شیرپوینت اضافه می‌شوند. هر کدام هزینه، زمان و سطح انعطاف متفاوتی دارد و انتخاب به بودجه و توان فنی تیم شما بستگی دارد.
پیچیدگی حاکمیت و دسترسی‌ها
سیستم مجوزهای شیرپوینت قدرتمند ولی پیچیده است. اگر از ابتدا مشخص نشود چه کسی حق ساخت سایت دارد، محتوا چگونه دسته‌بندی می‌شود و مسئولیت هر بخش با کیست، با گذشت زمان سایت‌های قدیمی، فایل‌های بی‌صاحب، دسترسی‌های ناهماهنگ و کتابخانه‌های تکراری انباشته می‌شود. تعیین سیاست حاکمیت در شروع کار اهمیت زیادی دارد و گاهی به کمک متخصص نیاز دارد.
پذیرش توسط کارکنان خودبه‌خود اتفاق نمی‌افتد
اینترانت بهتر است تنها زمانی ساخته شود که برای استفاده‌ی کارکنان طراحی شده باشد. پذیرش یک سیستم جدید فقط مسئله‌ی فنی نیست و به مدیریت تغییر هم مربوط می‌شود. اینترانتی که ظاهر مناسب دارد، پیمایش در آن ساده است و محتوای موردنیاز کارکنان در آن پیدا می‌شود، به‌طور مرتب مورد استفاده قرار می‌گیرد. اینترانتی که شبیه سایت‌های سال‌ها قبل است، به‌زودی فراموش می‌شود.
محدودیت‌های دسترسی در ایران
استفاده از SharePoint Online و خدمات ابری Microsoft 365 برای سازمان‌های ایرانی با محدودیت‌های تحریمی و فنی همراه است. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌های داخلی از SharePoint Server روی سرورهای خود استفاده می‌کنند. اگر در ایران قصد راه‌اندازی دارید، پیش از تصمیم‌گیری وضعیت مجوز و پشتیبانی نسخه‌ی موردنظر را بررسی کنید.
چگونه با شیرپوینت شروع کنیم؟
گام اول: دسترسی به شیرپوینت
اگر سازمان شما Microsoft 365 دارد، وارد office.com شوید، با حساب کاری خود وارد شوید و از منوی برنامه‌ها (App Launcher) گزینه‌ی SharePoint را انتخاب کنید. در نسخه‌ی سرور، آدرس سایت را مدیر سیستم در اختیارتان می‌گذارد.
گام دوم: کاربرد اصلی را مشخص کنید
می‌خواهید اینترانت بسازید، سایت همکاری برای یک تیم راه بیندازید یا فایل‌ها را در یک کتابخانه‌ی اسناد مدیریت کنید؟ کاربرد اصلی نقطه‌ی شروع شما را تعیین می‌کند. بهتر است همه‌چیز را هم‌زمان نسازید.
گام سوم: ساختار و دسترسی‌ها را برنامه‌ریزی کنید
پیش از ساخت سایت‌ها، ساختار آن‌ها را روی کاغذ بیاورید: چه سایت‌هایی لازم است، هر کدام مالک مشخص دارد یا نه، چه گروه‌هایی چه سطح دسترسی خواهند داشت و فایل‌ها با چه برچسب‌هایی دسته‌بندی می‌شوند. این کار از پیچیدگی‌های بعدی جلوگیری می‌کند.
گام چهارم: برای اینترانت از قالب آماده استفاده کنید
شروع از یک سایت خالی و طراحی همه‌چیز از صفر، زمان زیادی می‌برد و نتیجه‌ی آن اغلب حرفه‌ای به نظر نمی‌رسد. استفاده از قالب‌های آماده‌ی شیرپوینت یا ابزارهای طراحی بدون کدنویسی، چیدمان اولیه‌ی خوبی در اختیار شما می‌گذارد که فقط باید با رنگ، لوگو و محتوای سازمان خود تطبیقش دهید.
گام پنجم: برای پروژه‌های پیچیده از متخصص کمک بگیرید
راه‌اندازی ساختار حاکمیت، مهاجرت از سیستم‌های قدیمی، یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهای سازمان و توسعه‌ی افزونه‌ی سفارشی معمولاً به تیم متخصص نیاز دارد. اگر به این سطح از خدمات نیاز دارید، می‌توانید درباره‌ی طراحی پورتال سازمانی با ما مشورت کنید.
پرسش‌های متداول درباره‌ی شیرپوینت
شیرپوینت رایگان است؟
خیر. SharePoint Online در اشتراک‌های Microsoft 365 گنجانده شده و هزینه‌ی آن بر اساس طرح انتخابی محاسبه می‌شود. SharePoint Server هم به خرید مجوز و تأمین زیرساخت نیاز دارد.
برای کار با شیرپوینت باید برنامه‌نویس بود؟
برای کارهای رایج مانند ساخت سایت، بارگذاری فایل، ساخت فهرست و صفحه و تنظیم دسترسی، دانش برنامه‌نویسی لازم نیست. ساخت افزونه‌ی سفارشی یا یکپارچه‌سازی‌های پیچیده به توسعه‌دهنده نیاز دارد.
شیرپوینت با Microsoft Teams چه ارتباطی دارد؟
هر تیمی که در Teams ساخته می‌شود یک سایت شیرپوینت هم دارد و فایل‌های کانال‌های آن تیم در همان سایت ذخیره می‌شوند. بنابراین کاربران Teams ناخودآگاه از شیرپوینت استفاده می‌کنند.
تفاوت شیرپوینت و OneDrive چیست؟
OneDrive برای فایل‌های شخصی است و شیرپوینت برای فایل‌های مشترک تیم یا سازمان. با خروج یک کارمند، فایل‌های شخصی او در OneDrive مدیریت جداگانه‌ای دارند، ولی فایل‌های سایت شیرپوینت در اختیار تیم باقی می‌مانند.
آیا شیرپوینت از زبان فارسی و چینش راست‌به‌چپ پشتیبانی می‌کند؟
شیرپوینت از زبان‌های راست‌به‌چپ پشتیبانی می‌کند و بسته‌ی زبان فارسی هم دارد. با این حال، برای نمایش کامل و یکدست بخش‌های سفارشی، گاهی لازم است ظاهر سایت و وب‌پارت‌ها به‌صورت جداگانه تنظیم شوند.
شیرپوینت برای کسب‌وکار کوچک مناسب است؟
بله، به‌ویژه اگر از Microsoft 365 استفاده می‌کنید. تیم‌های کوچک می‌توانند آن را به‌عنوان فضای فایل مشترک شروع کنند و با رشد سازمان، آن را به اینترانت کامل توسعه دهند.
شیرپوینت چه تفاوتی با وردپرس دارد؟
وردپرس برای وب‌سایت‌های عمومی و محتوایی مناسب است. شیرپوینت برای استفاده‌ی درون‌سازمانی ساخته شده و بر مدیریت اسناد، دسترسی کاربران و اتصال به سیستم‌های سازمانی تمرکز دارد.
شیرپوینت برای شماست یا نه ؟
شیرپوینت بستری برای نگهداری اسناد، همکاری تیمی، ساخت اینترانت و خودکارسازی فرایندهای سازمانی است. اگر سازمان شما از Microsoft 365 استفاده می‌کند، بخش زیادی از امکانات آن را در اختیار دارید و می‌توانید با یک سایت ساده شروع کنید. برای نتیجه‌ی بهتر، پیش از ساخت سایت‌ها ساختار و سطح دسترسی‌ها را مشخص کنید و برای اینترانت از قالب آماده یا طراحی اختصاصی استفاده کنید.