آشنایی با اختصارات رایج در ایمیلهای تجاری
در دنیای امروز، ارتباطات تجاری به سرعت و به راحتی از طریق ایمیل انجام میشود. اگر شما با شرکتهای داخلی یا خارجی تبادل پیام داشته باشید، ممکن است با عبارات و اختصارات خاصی مواجه شوید که در این نوع ارتباطات رایج هستند. آشنایی با این اصطلاحات میتواند به شما کمک کند تا بهتر و سریعتر با دیگران ارتباط برقرار کنید و از سردرگمی جلوگیری کنید. در ادامه، به توضیح ۲۹ عبارت کوتاه و رایج در ایمیلها میپردازیم.
۱- AB به معنی Action by
این عبارت معمولاً در کنار یک جدول زمانی استفاده میشود تا به گیرنده اطلاع دهد که فرستنده نیاز به انجام یک کار در مهلت مشخص دارد. اهمیت این عبارت در زمانهایی که شما جدول زمانی ایجاد میکنید، به وضوح و دقت آن بستگی دارد. به عنوان مثال: "این گزارش سئو است. AB+۲" به این معنی است که اقدام باید در عرض دو روز انجام شود.
۲- AR به معنی Action required
این عبارت برای اطلاعرسانی به گیرنده استفاده میشود که وظیفهای برای انجام دارد.
۳- EOD به معنی End of day
این عبارت زمانی استفاده میشود که میخواهید چیزی را تا پایان روز ارسال یا دریافت کنید.
۴- EOM - End of message
این اختصار در خط موضوع ایمیل استفاده میشود و به گیرنده اطلاع میدهد که محتوای کامل در خط موضوع قرار دارد. بنابراین، گیرنده نیازی به باز کردن ایمیل ندارد و این موضوع زمان آنها را صرفهجویی میکند.
۵- EOW به معنی End of week
این عبارت زمانی به کار میرود که بخواهید چیزی را تا پایان هفته ارسال یا دریافت کنید. در ایمیلهای تجاری، EOW معمولاً به جمعه اشاره دارد.
۶- FYI - For your information
زمانی که بخواهید اطلاعات مفیدی را که فکر میکنید گیرنده ممکن است از آن مطلع نباشد، به اشتراک بگذارید، میتوانید از این اختصار استفاده کنید.
۷- FYG به معنی For your guidance
این عبارت معمولاً در ابتدای خط موضوع قرار میگیرد و در ایمیلهای تجاری رایج است، جایی که فرستنده اطلاعات مهمی را برای کمک به کار گیرنده ارسال میکند.
۸- FYR - For your reference
این عبارت معمولاً در خط موضوع استفاده میشود تا اطلاعات پیگیری درباره موضوعی که گیرندگان قبلاً از آن مطلع هستند، ارسال شود.
۹- FAO به معنی For the attention of
زمانی که نیاز دارید فرد خاصی ایمیل را بخواند یا اقدام خاصی انجام دهد، میتوانید از FAO در خط موضوع ایمیل استفاده کنید. به عنوان مثال: «عنوان ایمیل: FAO - علی، تیم محتوا لطفا راهنمای تولید محتوا را تا ساعت ۲ بعد از ظهر ارسال کنید.»
۱۰- IAM - In a meeting
این اختصار بهطور غیررسمی برای اطلاع به گیرنده استفاده میشود که فرستنده در حال حاضر در یک جلسه است.
۱۱- LET به معنی Leaving early today
این اختصار معمولاً در ایمیلهای گروهی استفاده میشود تا به دیگران اطلاع دهد که شما امروز زودتر از محل کار خارج میشوید. این کار مانع از ارسال پیامهای اضافی به شما میشود.
۱۲- NYR به معنی Need your response
این عبارت در خط موضوع استفاده میشود تا به گیرنده بگوید که شما نیاز به پاسخ او دارید.
۱۳- NYRQ به معنی Need your response quick
این اختصار در خط موضوع استفاده میشود تا به گیرنده بگوید که شما نیاز به پاسخ سریع دارید.
۱۴- NYRT به معنی Need your response today
این عبارت در خط موضوع به کار میرود تا به گیرنده اطلاع دهد که شما نیاز به پاسخ او در همان روز کاری دارید.
۱۵- NYR-NBD به معنی Need your response - Next business day
این اختصار برای اطلاع به گیرنده استفاده میشود که باید قبل از روز کاری بعدی پاسخ دهد. میتوانید از این عبارت هم در خط موضوع و هم در متن ایمیل استفاده کنید.
۱۶- NWS به معنی Not work-safe یا Not work-suitable
این اختصار در خط موضوع ایمیل استفاده میشود تا به بیننده هشدار دهد که محتوا ممکن است مناسب محیط کار نباشد و باید با احتیاط مشاهده شود. این نوع محتوا ممکن است شامل مطالب جنسی یا توهینآمیز باشد.
۱۷- NT یا N/T به معنی No text
این اختصار زمانی استفاده میشود که محتوای ایمیل در خط موضوع قرار دارد و بدنه ایمیل خالی است. این کار به صرفهجویی در زمان گیرنده کمک میکند، زیرا نیازی به باز کردن ایمیل ندارد.
۱۸- NNTR به معنی No need to respond
این عبارت برای اطلاع به گیرنده استفاده میشود که نیازی به پاسخ دادن به ایمیل نیست، که این امر منجر به کاهش شلوغی ایمیلها از پاسخهایی مانند "خوب، عالی" میشود.
۱۹- OOO به معنی Out of Office
این اختصار به معنای «خارج از دفتر» است و برای اطلاع به گیرنده استفاده میشود که شما در حال حاضر در دفتر نیستید. همچنین میتوانید از پاسخدهنده خودکار ایمیل استفاده کنید تا به دیگران بگویید که در دسترس نیستید.
۲۰- PFA به معنی Please Find Attached
زمانی که اسناد یا مجموعهای از اسناد را در ایمیل ارسال میکنید، باید از این اختصار استفاده کنید تا به گیرنده اطلاع دهید که اسناد پیوست شدهاند.
۲۱- PS به معنی Post Scriptum
این عبارت برای یادداشتهایی که بعد از نوشتن ایمیل به ذهنتان میرسد، استفاده میشود. این اصطلاح از زبان لاتین به معنای «نوشته شده بعد از» است و میتواند شامل نکات یا اطلاعاتی باشد که فراموش کردهاید قبل از امضای ایمیل ذکر کنید.
۲۲- PRB به معنی Please Reply By
این اختصار زمانی استفاده میشود که شما نیاز به پاسخ تا تاریخ و زمان مشخصی دارید.
۲۳- RR به معنی Reply Requested یا Reply Required
این اختصار برای اطلاع به گیرنده استفاده میشود که نیاز به پاسخ به این ایمیل دارد.
۲۴- TSFW به معنی Technically Safe For Work یا Totally Safe For Work
این عبارت نشان میدهد که محتوای ایمیل کاملاً مناسب مشاهده در محل کار است و هیچ محتوای نامناسبی ندارد.
۲۵- TBF به معنی To Be Forwarded
این اختصار برای درخواست از گیرنده استفاده میشود که ایمیل را به شخص دیگری ارسال کند.
۲۶- TL;DR به معنی Too Long; Didn’t Read
این عبارت زمانی استفاده میشود که شما یک ایمیل طولانی ارسال کردهاید اما نمیخواهید خواننده تمام متن را بخواند. بنابراین، میتوانید نکات اصلی را خلاصه کرده و با برچسب TL;DR ارائه دهید.
۲۷- VSRE به معنی Very Short Reply Expected
این اختصار برای اطلاع به گیرنده استفاده میشود که انتظار یک پاسخ کوتاه وجود دارد. این عبارت زمانی کاربرد دارد که شما نیاز به پاسخ بله یا خیر دارید و به صرفهجویی در زمان گیرنده کمک میکند.
مزایای استفاده از عبارتهای کوتاه در ایمیلهای تجاری
آشنایی با این اختصارات نه تنها به شما کمک میکند تا ارتباطات خود را تسریع کنید، بلکه باعث میشود تا دیگران نیز از محتوای ایمیلهای شما بهتر مطلع شوند. با استفاده از این عبارات، میتوانید پیامهای خود را واضحتر و مختصرتر ارائه دهید و از ایجاد سردرگمی جلوگیری کنید.