ایجاد RFP برای طراحی سایت
گام نخست و تخصصی پیش از طراحی سایت، برنامه‌نویسی نرم‌افزار یا پورتال سازمانی ایجاد یک RFP است. RFP کوتاه‌شده‌ی عبارت Request for Proposal است.
RFP چیست؟
RFP سندی است که نیازمندی‌های مشتری را به صورت کلی و جزئی در قالب نوشتاری بیان می‌کند. یک RFP خوب می‌بایست اهداف فعلی و آینده‌ی شرکت و سازمان از طراحی سایت، پورتال یا نرم‌افزار را در خود جای داده باشد. به عبارت دیگر سند RFP ابزاری است که تصورهای ذهنی را در قالبی قابل درک و قابل ارزیابی به طراح و برنامه‌نویس انتقال می‌دهد.
اهداف RFP چیست؟
نوشتن سند RFP مزایای زیادی در پی دارد. یکی از مزایای مهم این سند، قابلیت ارسال آن به پیمانکاران مختلف و دریافت پیشنهادهای فنی متعدد بر اساس ذهنیتی یکسان و قابل ارزیابی است.
به دلیل عدم وجود ذهنیتی مشترک و یکسان میان افراد مختلف، اگر بدون ارائه‌ی RFP تقاضای طرح و قیمت خود را برای پروژه‌ای یکسان به شرکت‌های پیمانکاری مختلف ارائه کنید، پیشنهادهایی با دامنه‌ی وسیعی از اختلاف در امکانات و قیمت مواجه خواهید شد که در عمل کمکی به فرآیند تصمیم‌گیری شما نخواهد کرد. بنابراین نخستین مزیت نوشتن یک RFP دریافت پیشنهادهایی واقعی و کارآمد و قابل ارزیابی و مقایسه است.
مزیت دوم نوشتن RFP، کاهش اختلاف میان درک پیمانکار از ابعاد و ساختار پروژه و ساختار موجود در ذهن مشتری است. کاهش این اختلاف هم در بعد کاربردی و هم در زمان تحویل و هم در کارایی و هزینه‌ی اجرای پروژه اثرات مثبتی بر جای خواهد گذاشت.
گام بعدی پس از RFP
پیمانکار پس از دریافت RFP بر اساس تجربیات فنی گذشته و تحلیل و بررسی ابعاد فنی کار، پیشنهاد خود را در قالب پروپوزال فنی قابل اجرا که شامل ساختار فنی پروژه، زمانبندی اجرا و هزینه‌ی مورد نیاز برای اجرا است، به مشتری ارائه خواهد کرد. ارائه‌ی Proposal از سوی پیمانکار و بررسی آن توسط مشتری سبب می‌شود اختلاف‌های احتمالی از ابعاد پروژه به حداقل خود برسد. پروپوزال ممکن است در چند مرحله بازبینی و رفع اشکال شود.
یک RFP چه ساختاری دارد؟
هیچ ساختار الزامی برای یک RFP وجود ندارد. برای ایجاد یک RFP تنها یک برگه کاغذ و قلم مورد نیاز است. برای مثال به یک RFP ساده که تنها کلیات یک نرم‌افزار قابل استفاده در یک موسسه آموزشی را شرح می‌دهد توجه کنید:
- موضوع: طراحی سیستم نرم‌افزاری موسسه آموزشی روکا
- اهداف: کاهش بوروکراسی در فرآیندهای موسسه و کاهش هزینه‌های سربار برای ارتباطات میان دانش‌آموزان و موسسه
- عملکردهای مورد نیاز: دانش آموزان می‌توانند وارد سایت موسسه شوند و پس از ثبت نام در سایت، فهرست کلاس‌های موجود را مشاهده کنند. دانش آموزان می‌توانند کلاس‌های مورد نظر خود را پس از پرداخت درصدی از شهریه به صورت آنلاین، پیش ثبت نام کنند. مدیران موسسه می‌توانند لیست پیش‌ثبت نام‌ها را مشاهده کنند و بر اساس آن امکانات موجود را برنامه‌ریزی نمایند.
پس از مراجعه‌ی حضوری دانش‌آموزان به موسسه، باقیمانده‌ی مبلغ شهریه از ایشان دریافت می‌شود و مدیران موسسه با مراجعه به سایت و ثبت پرداخت‌های دانش‌آموز، پیش‌ثبت نام را به صورت قطعی تبدیل می‌کنند. دبیران کلاس‌ها می‌توانند مطالب آموزشی را در قالب متن و عکس و فیلم در هر کلاس ثبت کنند و دانش‌آموزان هر کلاس می‌توانند به این محتواها دسترسی داشته باشند. - اهداف آینده پروژه: امکان اضافه شدن برگزاری کلاس‌های مجازی و گفتگوی آنلاین میان دانش‌آموزان و دبیران، ایجاد یک نرم‌افزار تحت موبایل برای مشاهده‌ی محتواهای آموزشی.
- زمانبندی: این پروژه می‌بایست تا پیش از اول مهر قابل استفاده و تست شده باشد.
چه طور یک RFP بنویسیم ؟
- در هنگام نوشتن RFP تنها سعی کنید نیازها و ساختارها را شرح دهید، تا حد امکان از وارد شدن به مسائل فنی و روش‌های پیاده‌سازی خودداری کنید. پیمانکاران با تجربه می‌توانند روش‌های فنی بهینه که کارایی و هزینه‌هایی شما را به حالت ایده‌آل برسانند در پروپوزال به شما ارائه دهند. تغییرات فنی در صورت لزوم بهتر است پس از ارائه‌ی پروپوزال صورت پذیرد. البته اگر به دلایل مختلف مانند سازگاری با سایر سیستم‌های موجود یا موارد مشابه مجبور هستید تا از فناوری خاصی استفاده کنید، آن را با جزئیات شرح دهید.
- شرح جزئیات بیشتر به ویژه در مورد اهداف آینده پروژه، ممکن است حیاتی باشند. برخی نیازهای شما در آینده ممکن است با طرح آماده شده در شرایط فعلی ناسازگار باشند و در آینده موجب بار هزینه‌های سنگین برای تغییرات شوند.
- درج اطلاعات کافی در مورد بودجه‌ی پیش‌بینی شده به ویژه هنگامی که بودجه به نسبت امکانات درخواستی کم است، می‌تواند پیمانکار را برای ارائه‌ی طرحی مناسب‌تر یا حداقل فازبندی پروژه یاری کند.
- درج اطلاعات کافی در مورد زمان موجود برای اجرا و نقاط حساس زمانی در آینده در RFP مهم و برای طرح‌ریزی لازم است.
- اگر پروژه‌ی شما ابعاد بزرگی دارد، خوب است که برای نوشتن آن از افراد فنی درون سازمان خود یا با به خدمت گرفتن متخصصین فرآیند و نرم‌افزار نسبت به ایجاد این سند اقدام کنید. هر چه ابعاد سیستم بزرگتر باشد، امکان از قلم افتادن برخی نیازهای اساسی در RFP بیشتر خواهد شد.
- از ارسال پروپوزال‌های فریبنده و غیرواقعی که از شرکت‌های دیگر دریافت کرده‌اید به عنوان RFP خودداری نمایید. هر چند می‌توانید با انجام برخی تغییرات این کار را انجام دهید ولی قطعا با این کار به اهداف سودمند ایجاد RFP دست نخواهید یافت. انجام این کار سبب ایجاد ذهنیتی غیرتخصصی در دید پیمانکاران خواهد شد.
- در نوشتن نیازهای خود واقع‌بین باشید. ممکن است امکانات متعدد و زیاد و گسترده جذاب به نظر برسند، ولی پیاده‌سازی هر کدام از امکانات جانبی و غیر مهم نیازمند صرف زمان و هزینه هستند. به علاوه هر چه زمان شما صرف ایجاد امکاناتی شود که مورد استفاده‌ی مفید قرار نخواهند گرفت، انرژی و توان برای پیاده‌سازی بخش‌های مهم و مفید تحلیل خواهد رفت.
- فازبندی پروژه را فراموش نکنید. در اغلب پروژه‌های بزرگ بهترین روش برای موفقیت فازبندی است. در گام نخست بخش‌های اصلی پیاده‌سازی می‌شوند و گام به گام امکانات کم اهمیت‌تر به آن افزوده می‌شود. تحویل هر چه سریع‌تر پروژه مزایای بی شماری برای موفقیت شما در پی خواهد داشت. برای مثال به سایت‌های بزرگی مانند ویکی‌پدیا، فیسبوک، گوگل و اینستاگرام توجه کنید. تمامی این سرویس‌ها در ابتدا بسیار کوچک‌تر از امروز بوده‌اند.
- در عوض صرف زمان برای ایجاد تغییرات فنی در پروپوزال پیمانکار، وقت خود را صرف یافتن پیمانکاران خبره و با تجربه کنید و به پیشنهادهای آنان اعتماد کنید. انجام تغییرات بدون داشتن اطلاعات کافی سبب تحت تاثیر قرار گرفتن جدی موفقیت پروژه‌ی شما خواهد شد.
اطلاعات بیشتری می‌خواهید ؟
اگر همچنان برای شرح درخواست خود در زمینه‌های طراحی سایت، طراحی فروشگاه اینترنتی، طراحی پورتال سازمانی، بهینه‌سازی سایت یا برنامه‌نویسی اختصاصی تردید دارید، با ما تماس بگیرید. کارشناسان ما تمامی اطلاعات مورد نیاز و مشاوره‌های لازم برای شروع را در اختیارتان قرار خواهند داد.