فرآیند و موانع طراحی پورتال سازمانی
شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های جانبی با استفاده از فناوری اطلاعات می‌توانند به موفقیت‌های چشم‌گیری دست پیدا کنند.
یک پورتال سازمانی نرم‌افزار تحت وبی است که ممکن است در محیط اینترنت یا اینترانت( اینترنت داخلی ) مورد استفاده قرار گیرد.
خدمات قابل ارائه در پورتال سازمانی
خدمات قابل ارائه در یک پورتال سازمانی بسیار گسترده هستند. انواع خدمات درون سازمانی برای کارکنان، مدیران و انواع خدمات برون سازمانی برای مشتریان و نمایندگان از جمله خدماتی هستند که می‌توانند در یک پورتال سازمانی گنجانده شوند.
تخصص مورد نیاز برای طراحی پورتال سازمانی
طراحی پورتال سازمانی به تخصص و تجربه‌ی زیادی نیازمند است. آشنایی با فرآیندهای کسب و کار و پیش‌بینی کافی در جهت توسعه‌های احتمالی در آینده از نیازهای اساسی در طراحی یک پورتال با کیفیت سازمانی است.
طرح ریزی ابتدایی برای امکاناتی که ممکن است در این سیستم به ذی‌حسابان ارائه شود تضمین‌کننده‌ی یک نرم‌افزار کارآمد است که می‌تواند سبب بازدهی و آسان‌شدن انجام عملیات در سازمان شود.
لزوم برنامه‌ریزی پیش از طراحی پورتال سازمانی
تغییر فرآیندها و الکترونیکی کردن سازمان بیش از آنچه در نگاه اول به نظر می‌رسد پیچیده و تخصصی است. علاوه بر دانش در حوزه‌ی الکترونیک و فناوری اطلاعات در شاخه‌های نرم‌افزار و سخت‌افزار، آگاهی در مورد موانع و مشکلات پیش رو در حوزه‌های دیگر، پیش‌نیاز لازم برای موفقیت است.
در ادامه برخی موانع مهم در این مسیر فهرست خواهند شد. برای حل این مشکلات استفاده از تجربیات و دانش سازمانی و الکترونیکی راهگشا خواهد بود.
موانع موجود بر سر راه پیاده‌سازی پورتال سازمانی
موانع موجود در این مسیر در سه گروه اصلی طبقه بندی می‌شوند:
- موانع فنی
- موانع فرآیندی
- موانع داخلی سازمان
۱- موانع فنی
موانع فنی در پیاده‌سازی پورتال سازمانی موانعی است که پیاده‌سازی نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری سیستم را با مشکل مواجه می‌کنند. برای مثال کمبود دانش فنی یا نبود زیرساخت لازم سخت‌افزاری در سازمان یا نبود زیرساخت شبکه برای ارتباط واحدهای سازمان از جمله این موانع هستند.
۲- موانع فرآیندی
موانع فرآیندی به مواردی گفته می‌شود که انجام آن‌ها به صورت الکترونیکی یا ترکیب سنتی و الکترونیکی آن به سختی امکان‌پذیر باشد. برخی از فرآیندها که به صورت سنتی و بیشتر بر پایه‌ی اطلاعات و توانایی‌های ذهنی افراد در حال اجرا بوده است، ممکن است به صورت الکترونیکی با کیفیت گذشته قابل انجام نباشد. برای مثال برآورد هزینه‌ی انجام یک پروژه به عوامل بسیار زیادی وابسته است که پیدا کردن یک الگوریتم ثابت برای آن کاری دشوار است. در حالی که ممکن است برآورد مشابه توسط یک نیروی با تجربه با تکیه بر دانش فردی به آسانی قابل انجام باشد.
۳- موانع داخلی سازمان
موانع داخلی سازمان در گروه‌های مختلفی طبقه بندی می‌شوند. از جمله مهم‌ترین موانع درون سازمانی، مقاومت کارکنان در برابر تغییر است. نگرانی از عدم توانایی در به کارگیری سیستم جدید و نگرانی از جایگزینی انسان با ماشین از موانع بسیار جدی است که پیش از الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمان می‌بایست برای حل کردن آن برنامه‌های مدون در اختیار داشت.